Kurumsal Mail Nasıl Olmalıdır?

Her şirketin olduğu gibi sizin de bir şeması olması önemli bir husustur. Küçük firmalar ile büyük firmalar isim kalabalığı yüzünden bazı şemalardan yararlanarak maillerini oluşturur. Tabi ki şirketinizin alan adının bu şemanın sonunda olması en önemlisidir.

Eğer kurumsal bir yapıya dönmek istiyorsanız büyüklüğünüze göre aşağıdaki şemalardan seçim yaparak kendinize uyarlayabilirsiniz.

İki isim örneği:

a.kural.gonen@siteismi.com
a-kural-gonen@siteismi.com
a_kural_gonen@siteismi.com
akuralgonen@siteismi.com  

Tek isim örnekleri:

kural.gonen@siteismi.com
kural-gonen@siteismi.com
kural_gonen@siteismi.com
kuralgonen@siteismi.com

Eğer küçük bir işletme sahibiyseniz isim@siteismi.com şeklinde kullanmanızı tavsiye ediyoruz. Böylece hata yapma oranı en aza inerek daha doğru mailler almanız olası.

Eğer orta çapta bir şirketseniz aynı ad ile açılan maillerden sıkıntı yaşıyor olabilirsiniz. Bu durumda kısaltma ve Soy isim kullanımı en yaygın olanıdır. Örneğin emre.g@siteismi.com

Büyük ve kullanıcılarınız fazla ise bu durumda tüm adları kullanmanız yararınıza olabilir. Örneğin emre.genc@siteismi.com eğer göbek adı varsa bunu da eklemek faydalı olabilir. Örneğin r.emre.genc@siteismi.com böylece Emre GENÇ adında iki çalışanınız varsa mailler karışmayacaktır. Bu yazımın en kötü özelliği maili uzatmasıdır. Maillerde istenen sadelik ve kısa olmasıdır. Bu tarz bir kullanımda bu maili re.genc@siteismi.com şeklinde kullanmak yararınıza olabilir.

Şirket maillerini açarken bu kurallara bakarak hangisinin size daha çok uygun olduğunu belirlemek ve aynı yapıyla devam etmek önem teşkil eder. Mail adresleri eskidikçe bilinirliği arttığından dolayı değiştirmesi hayli zahmetlidir.

Kurumsal mail adresi basit olmalıdır.

Yukarıdaki bütün şemaları kendinize uyarlayabilseniz de asıl olan basitlik ve kısalıktır. Bu size mail gönderecek kişilerin az hata yapmalarını sağlayacaktır. Eğer adınız uzun soyadınız kısaysa bunu değerlendirmekte fayda olabilir. İki adınız varsa kullandığınız adınız ve soyadınız çoğu kişi için yeterlidir.

Kurumsal mail adresi başka bilgi içermemelidir.

Kurumsal mail adreslerini bazı firmalar HR IT gibi ön ekler koyarak verirler aslında bu kısım sadece yazışmayı akılda kalmayı zorlaştıran bir durumdur. Gönderilen kişi sizin ne yaptığınızla ilgilenmez mail içeriğinin ne olduğuyla ilgilenerek size mesaj atar.

Kurumsal mail güvenilir olmalıdır.

Güvenilir bir adres yani herkesin alamayacağı bir adres kendinize şirketinize ait bir alan adından alınmalıdır. Şirketinize ait alan adlarından açılan mailler başka kişilerce açılamadığından güven oluşturur. Hotmail, gmail gibi yapılarda istenildiği gibi ücretsiz mail açıldığı için mailin güvenliği riske girer. Bu nedenle sirketismi.com ya da sirketismi.com.tr gibi bir adresten mail açmanız sizi çok daha güvenilir yapacaktır.

Kurumsal mail inbox oranı yüksek olmalıdır.

Kurumsal mailler bir hostun mail sistemini kullanmamalıdır. Hostun yani barındırma mailleri aynı ip üzerinde barındırılır. Bu nedenle tüm barındırılan siteler aynı ip üzerinden çıkış yaparlar. Buda sizin yapmadığınız bir hata yüzünden cezalandırılmanıza sebebiyet verebilir. Bunun için profesyonel bir yapıya geçmekte yarar vardır. Aşağıda sunduğumuz paketlerimize bir göz gezdirebilirsiniz.

Zoho Workplace | Paketler

Kurumsal mail güvenli olmalıdır.

Kurumsal mailleriniz satış ve pazarlama elemanlarınız belki hariç tutularak muhasebe ceo yönetim departmanındaki bütün mailler ekstra güvenlikle korunmalıdır. Bu korumanın birçok sağlayıcıda değişen adları vardır. TFA bunlardan birisidir. TFA size ayrı bir cihazdan doğrulama yapmadan mailinize ulaşılmamasını sağlayarak maillerinizi güvenceye alır. Örneğin TFA telefon SMS olarak ayarlanmış bir hesaba her girişte telefon doğrulaması isteyecektir. Şifreniz çalınsa bile telefonunuz da çalınmadığı sürece maile giriş yapılamayacaktır.

Kurumsal mail yedekli yapıda olmalıdır.

Kurumsal mailde kesinti kabul edilemez. Bu nedenle yedekli yapıdaki mailler %99 oranındaki çalışma oranlarıyla size yardım edebilir. Kurumsal mail yapıları Zoho, Exchange, Google gibi Cloud yapılar sunarlar. Bu yapılar mailinizin bulunduğu datada bir hata varsa bile siz hissetmeden giderilir ve siz iş yükünüze bakmaya devam edersiniz.

Kurumsal mail doğru yapılandırılmalıdır.

Kurumsal mailler alındıktan sonra size bazı bilgiler verilir bunların en önemlileri Dkim, Spf, ve MX ayarlarınızdır. Dmarc dilenirse sonradan eklenebilir. Bu ayarlamalar kurumsal mailiniz için hayati öneme sahiptir. Mailleriniz bu ayarlar doğru yapılandırılmadığında inbox oranı düşer ve spam klasörüne düşmeye başlarsınız.

Kurumsal mail ekonomik ve genişleyebilir bir yapıda olmalıdır.

Kurumsal mailler ihtiyaçlar doğrultusunda küçükten büyüğe doğru genişleyebilir yapıda olmalıdır. Şöyle ki aranıza yeni katılan bir elemanınız için 30GB alan çok fazla olabilir. Maliyet açısından da ekstra bir yük oluşturur. Bunun yerine küçük depolama alanı ve daha uygun fiyatlı bir paketten faydalanarak hem tasarruf edilir hem de gereksiz bir alan için boşuna ücret ödenmez.

Kurumsal mail için bizimle çalışmak isterseniz. Tüm maillerinizi ücretsiz olarak taşıyabilir size bize başvurduktan sonra 15 günlük bir deneme hesabı açabiliriz. Bizimle çalışırken hiçbir teknik bilgiye ihtiyacınız yoktur. Size ekonomik çözümler sunabilir gerektiğinde sizi bilgilendiririz. Kurulumlarıysa büyüklük fark etmeksizin uzak masaüstü yazılımlarıyla beraber gerçekleştirebiliriz.